データ入力代行のメリット・業者を選ぶポイントとは?

 

データ入力業務を、「どこかに代行をお願いできたら…」と思ったことはありませんか?
データ入力などに代表される事務業務は、1人が担当する業務量は多くなくても、
会社全体で考えると意外に業務量が多いということがよくあります。

「でも、小ロットから対応してくれないのではないか…」
「業務量が多いので全部は受けてもらえないのではないか…」
「自社でやった方が結局経費がかからないから…」

上記のような理由で今まで業者に依頼したことがないという、中小~大手の企業様も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではデータ入力代行のメリットと、業者を選ぶポイントについてまとめてご紹介します。

 

■データ入力代行のメリット

まずは、データ入力業務の代行のメリットについて考えてみましょう。

 

・生産性を向上できる

働き方改革の流れにより、長時間労働を是正する動きや生産性を向上するための取り組みを行う企業も増えてきました。
働き方改革の大きな課題でもある長時間の労働を是正するには、業務プロセスの見直し・削減・IT化・アウトソースなどの方法があります。

データ入力業務はノンコア業務であるものの、そのデータを元にさまざまな戦略を立てることもあるため、非常に重要な業務ともいえます。
その場合は業務自体を削減することもできないので、代行をお願いすることを決断する企業も増えていくはず。

働き方改革によって、今後ますます生産性の高さが求められる中、単純業務をアウトソーシングにすれば新たなメリットが生まれるでしょう。

 

・コア業務に集中できる

データ入力は、言ってしまえばノンコア業務。人手不足の時代を迎えると、
抱えている人材がノンコア業務をしている時間がもったいないと感じるようになってくるはずです。

これからの時代は代行でお願いできるものはどんどんアウトソースし、自社の社員でしかできないコア業務に集中してもらう体制づくりが重要。

ノンコア業務に従事していた社員がいきなりコア業務を経験しても、いきなり活躍はできないはずです。
ノンコア業務を手放してコア業務で活躍できるよう育成していくことで、今後訪れるさらに変化の激しい時代を生き抜ける筋肉質な体制を整えておけるというメリットがあります。

 

・コスト削減ができる

代行をお願いすると新たにお金が発生してしまうため、コスト増に見える場合もあるでしょう。
しかし、ノンコア業務に割いている時間でもその分のコストが発生している・時には残業が発生している・コア業務が進まないなどのデメリットが見えないところで発生しています。
実際に試算してみると、アウトソースした方が大幅なコスト削減になる傾向が高いです。一度試算してみてはいかがでしょうか。

 

■データ入力代行業者を選ぶポイント

 

では次に、データ入力代行業者を選ぶポイントを4つご紹介します。

 

1.小ロットから大ロットまでフレキシブルに対応しているかどうか

データ入力業務は全社でまとめてみると、大きなロットで依頼したいということも多いもの。
人員体制がしっかり整っている企業で、大ロットの案件も受けてもらえるようにすれば、コア業務に集中できるようになるでしょう。

反対に、日々少しずつ発生する小ロットの業務に長期的に対応してほしい、という場合もあるかもしれません。

企業ニーズに合わせて小ロットから大ロットまでフレキシブルな対応が可能な業者を選んでおくと、今後業務プロセスが変わっていくときにも継続利用しやすいというメリットがあります。

 

2.低コストで品質が担保されるかどうか

アウトソースする場合は、低コストで高品質なサービスが受けられるかどうかは非常に重要です。
特に海外に依頼した場合は日本語能力が高いかどうかにより、データ入力業務の精度が決まりますから、勤勉で日本語能力の高いスタッフを揃えているかは非常に重要でしょう。

また、今後は一層人が入力する必要がないデータは自動化で解決されるようになるため、人が入力すべきデータはコア業務につながるものに絞られてきています。
したがってデータ入力業務の経験が豊富でスタッフ教育にも力を入れているところを選ぶことが重要です。
自社の社員と変わらない精度で重要なデータを正しく扱ってくれ、かつ低コストが実現するところを選びましょう。

 

3.セキュリティの安全性

特に小ロット+低コストの業者の場合、セキュリティに不安が残る場合もあります。
しっかりした体制でデータ管理を行っているかどうかはよく確認しておきましょう。
セキュリティに関して、国際規格である情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の ISO/IEC 27001の認証があるかどうかというのは、大きな基準となります。

個人情報など大切な情報を渡すことになるわけですから、この国際規格の認証を保持しているデータセンターでしたら安心でしょう。

 

4.スピード納品が可能かどうか

スピード納品が可能かどうかも重要なポイントです。毎日更新などの定期案件の場合は、翌日に分析や戦略の判断材料としてデータを使うということも多いもの。
刻々と変わっていく時代の流れをしっかり掴めるようスピード納品してもらえるかどうかは、今後のビジネス環境を生き抜くためにとても重要になってきます。

小~大ロットまでスピード納品ができる体制が整っているかは見るべきポイントといえるでしょう。

また、実際に自社がどの程度のスピードで納品してもらうとビジネスに有効活用できるのかを確認した後、依頼先を選定することをおすすめします。

 

ここまでデータ入力代行のメリットや代行業者を選ぶポイントなどをみていただきましたが、最後に、BPOを始めとする人材サービスを長らく提供してきたデルタグループが、各企業様に選ばれている理由をご紹介します。

 

■デルタソリューションズ のデータ入力サービスの強み

 

創業から人材サービスを中心に展開しており、求人広告、人材派遣、人材紹介、BPOサービスなど人材関連で企業様の課題を解決してきたデルタグループでは、下記のようなメリットで企業様から選ばれています。

 

1.小ロットから大ロットまで対応可能

ベトナムの入力センターは、スタッフが150名も在籍しています。
そのため企業ニーズに沿った、フレキシブルな対応が可能です。小ロットから大ロットまで、幅広い業務に対応できる環境を整えています。

 

2.低コスト&高品質

新たなシステム構築の必要がない小ロットなデータ入力業務を実現し、海外(ベトナム)での業務のため、日本の1/3~半分程度の人件費で業務を受けることが可能です。
日本のデータ入力センターに比べて、コストを約半分に削減できます。
さらに低コストなだけではなく、親日国であるベトナムでは日本語の識字率も高く、デルタソリューションズベトナムでも日本語検定3級(N3)以上の人材を揃えています。日本語能力についても安心いただける体制を整えています。

デルタソリューションズベトナムではデータ入力の会社の中でも珍しく、150名もの入力スタッフを自社で直接雇用しており、通常1~2名しかいない管理担当の日本人も5名を配備。
さらに、品質担保ができるように、しっかりとした入力体制を整えています。金融系企業様で使われている、コンペア入力という入力方法をほとんどの案件で実施。
2回入力した後に、修正作業を3人目が行う形式で精度高く入力できます。

日本大手のアウトバウンドコールセンター会社様に導入いただいた事例では、コスト(データ入力費用)を70%削減と大幅なコスト削減を図れています。

 

3.安全性の高いセキュリティ

日本国内・ベトナム拠点でも国際規格であるISO27001を取得しており、情報セキュリティを徹底しております。
私物はロッカーに入れ、携帯やUSBなどの外部ツールは持ち込み禁止、入力を行う執務室の入口にはセキュリティ指紋認証で入退室を管理するなど、安心いただける環境で業務を進めています。

 

4.ハイスピード納品が可能な体制

2時間しか時差のないベトナムのため、ハイスピード納品が可能です。
貴社のコア業務が終了後にデータを連携。時差を利用して翌日までに納品という速度で納品が可能です。

海外人材を活用したデータ入力の場合に心配されることが多い日本語能力やそれに伴う品質担保、そしてセキュリティについてもすべてカバーできているデルタソリューションズ ベトナムなら、安心して業務を任せていただけます。

 

5.ラボ型アウトソーシングサービス

上記4つの環境を整えているだけでなく、ラボ型アウトソーシングサービスといって特定の業務に従事するお客様専用のチーム体制をつくるサービスも実施しています。
システム開発など、ITアウトソーシングを行う場合に多いラボ型ですが、デルタソリューションズベトナムではデータ入力だけでなく、データ収集、分析、レポート集計・作成などの業務でもラボ型アウトソーシングサービスに対応。
「毎日など定期的な入力業務が必要になる」、「日々のデータが多いので専任でお願いしたい」というご依頼にもお応えしています。

データ入力業務の代行をお願いしたい、生産性を向上させたいという企業様は、ぜひお気軽に一度お問い合わせくださいませ。
 

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